Notre service Travel Compliance vous accompagne dans la maitrise de votre budget Voyages et de vos outils de Self Booking

Vous avez donné une grande autonomie à vos employés-voyageurs pour leur permettre d’optimiser leurs déplacements professionnels.

Vous avez déployé des outils de Self Booking (Amadeus, Concur, Egencia, Traveldoo) qui ne vont évidemment pas respecter toute la finesse de votre Travel Policy. Vous l’avez fait car ces Self Booking Tools vous permettent d’économiser jusqu’à la moitié des frais de réservation des agences (entre 3 et 5 % du poste voyage).

Mais ce gain disparait bien vite avec l’usage non cadré des Self Booking tools. Non pas que vos employés abusent….Ils ne prennent pas le temps de lire la Travel Corporate Policy.

Nous leur envoyons chaque mois un relevé de leur frais et nous y détectons via notre système expert les cas où la Travel Corporate Policy n’a pas été respectée. Plus besoin de lire les 100 pages de la Travel Corporate Policy en question: nous leur proposons l’apprentissage par la pratique.

Très vite, nous constatons que tout le monde rentre dans le rang : peu de déviations et même dans ce cas, elles sont faites en connaissance de cause.

Vous pourriez avoir poussé l’autonomie de vos employés jusqu’à leur octroyer des cartes bancaires corporate pour payer leurs voyages et frais sur place. Ce sont même parfois des cartes de crédit dématérialisées au nom de la société et logées chez l'agence de voyage qui gère, réserve et paie les réservations, hôtels et voyages des employés.

Cet usage des cartes virtuelles va se généraliser pour payer les plus petits frais, voitures, plus petits hôtels,.....

Ces cartes évitent la paperasserie et sont sûres car elles peuvent être intégrées à l'IT de votre société.

Mais vous passez à côté d’une mine d’or si vous ne faites rien des données que vous envoie la société de cartes de crédit. Vous pourriez aussi y détecter les déviations involontaires par rapport à la Travel Corporate Policy ou les inefficacités (un employé qui réserve le moins cher des déplacements en oubliant que le temps supplémentaire de voyage qui en est souvent la conséquence revient plus cher au total…ou l’employé qui réserve une première classe pour les voyages intracontinentaux).

Concrètement :
 

• Au travers de notre démarche, vos voyageurs se sentent impliqués et responsabilisés à une meilleure gestion de leurs frais de déplacements : ils deviennent des acteurs économiques.
   
• Notre approche est pédagogique et bienveillante avec pour objectif d’influencer vertueusement les habitudes d’achat de vos voyageurs.
   
• Elle permet d’augmenter l’utilisation de vos contrats cadres et tarifs négociés et par conséquent gagner en pouvoir de négociation.
   
• Nous nous appuyons sur les leviers d’optimisation identifiés dans votre travel policy et vous apportons la preuve de l’efficacité via l’évolution des indicateurs de performance.
   
• Vous nous transmettez ou nous collectons vos données et nous organisons le traitement et la communication vers vos voyageurs.
   
• Nos outils permettent de traiter l’ensemble des données voyages issu de votre agence de voyages, système RH et notes de frais afin de vous donner la visibilité sur l’ensemble de vos couts de déplacements.
   
• Votre implication matérielle reste limitée : nous avons juste besoin de votre motivation à mener à bien ce chantier.